Intelligenz · Automation

Was sich wiederholt, kann ein System übernehmen.

Jede Praxis hat Prozesse, die sich täglich wiederholen: Anfragen bestätigen, Bewerbungen beantworten, Termine erinnern, Bewertungen beantworten, Zahlen zusammentragen, Dokumente verschicken, neue Mitarbeitende einweisen. Jeder dieser Vorgänge kostet Minuten – zusammen Stunden je Woche. Automation nimmt sie dem Team ab, wo es sich rechnet, und lässt Menschen entscheiden, wo es zählt.

Praxis analysieren lassen Preise ansehen

3 Minuten · kostenlos · kein Verkaufsgespräch

Das Problem

Wo Praxen Zeit verlieren

Nicht in der Behandlung, sondern dazwischen: Rückrufe, E-Mails, Zettel, Excel-Listen, Erinnerungen, Suchen. Personalkosten sind in Praxen um 26,5 % in drei Jahren gestiegen – jede automatisierte Bestätigung ist eine Stunde, die deine MFA zurückbekommt.

Anfragen von Website, Portal, E-Mail und Telefon laufen in verschiedene Postfächer
Bewerbungen werden nach Tagen beantwortet – die Bewerberin hat längst zugesagt
Terminerinnerungen manuell, No-Shows unbeobachtet
Bewertungen unbeantwortet, weil niemand zuständig ist
Reporting: jeden Monat Zahlen aus fünf Systemen kopieren
Onboarding-Unterlagen per E-Mail, unvollständig, veraltet

Vorgehen

Automatisieren, wo es sich rechnet

Prozess für Prozess: messen, gestalten, bauen, testen, dokumentieren.

01
Prozess-Inventur
Welche Vorgänge wiederholen sich, wie oft, wie lange, wer macht sie. Ergebnis: Liste mit Stunden je Woche und Priorität.
02
Design
Trigger, Regeln, Ausnahmen, Eskalation an Menschen. Keine Automation ohne definierten Ausstieg für Sonderfälle.
03
Bau
Auf offenen Werkzeugen (z. B. n8n, Make) auf euren Konten, mit Praxis-Systemen verbunden, wo Schnittstellen es erlauben. Keine proprietäre Zwischenschicht.
04
Test & Datenschutz
Testfälle, Datenflüsse dokumentiert, AV-Verträge geprüft, keine Gesundheitsdaten in Marketing-Tools.
05
Betrieb
Monitoring, Fehleralarme, Anpassung. Cockpit: Stunden gespart, Reaktionszeit, Fehlerquote.

Lieferumfang

Was du bekommst

Prozess-Inventur mit Zeitmessung
Automations-Design je Prozess (Flussdiagramm, Regeln, Ausnahmen)
Umsetzung auf euren Konten, Verbindung zu Website, Terminsystem, E-Mail, Telefonie, Bewerbungsformular
Dokumentation und Übergabe
Monitoring mit Alarmen

Eigentum

Das gehört dir

Automationen und Werkzeug-Konten
Dokumentation und Flussdiagramme
Daten – nichts läuft über unsere Systeme

Übergabe-Paket ab Tag 1. Monatlich kündbar. Keine Ablösesummen.

Das KPI-Prinzip

Was wir messen

Keine Leistung ohne Kennzahl. Diese Werte stehen für Automation im Praxis-Cockpit – mit Definition, Messmethode und Ausgangswert.

Stunden je Woche eingespart

Gemessen je Prozess, vorher/nachher.

Reaktionszeit auf Anfragen und Bewerbungen

Von Tagen auf Minuten.

No-Show-Rate

Vor und nach Erinnerungs-Automation.

Antwortquote Bewertungen

Anteil beantworteter Bewertungen, Antwortzeit.

Fehlerquote

Fehlgeschlagene Läufe, manuelle Korrekturen.

Anzahl laufender Automationen

Und was jede einzelne spart.

Für wen

Automation in deiner Praxis

Zahnarztpraxis

Recall-Erinnerungen, HKP-Nachfassen (ohne Gesundheitsdaten in Marketing-Tools), Bewerbungs-Automation ZFA, Bewertungs-Workflow, Reporting je Standort.

Zur Zielgruppen-Seite

Belegte Zahlen

Warum das zählt

+26,5 %

Anstieg der Personalkosten in Arztpraxen 2020–2023 (106.200 € je Inhaber, 58 % der Aufwendungen)

Quelle [1]

31 %

aller Praxen bieten Online-Terminvergabe an

Quelle [2]

[1] Zi-Praxis-Panel, Jahresbericht (Berichtsjahr 2023) – Quelle
[2] KBV, PraxisBarometer Digitalisierung 2025 – Quelle

Preise

Was Automation kostet

Build · einmalig

Je Prozess (Analyse, Design, Bau, Test, Doku)

ab 2.400 €Richtwert

Run · monatlich, kündbar

Monitoring je Automation

monatlich kündbar

ab 90 €/MonatRichtwert

Fremdkosten: Werkzeug-Lizenzen direkt, meist 0–50 €/Monat.

Richtwerte netto zzgl. USt. Angebot nach Beratungstermin als Festpreis. Alle Preise und Prinzipien

Was wir nicht tun

Automation ohne Mensch im Loop bei SonderfällenGesundheitsdaten in Marketing-ToolsProprietäre Zwischenschichten

FAQ

Häufige Fragen zu Automation

Welche Werkzeuge nutzt ihr?

Offene, exportierbare Werkzeuge auf euren Konten – z. B. n8n oder Make – und die Schnittstellen eurer Systeme (Terminbuchung, E-Mail, Telefonie, Formulare). Keine Plattform, die euch bindet.

Was ist mit Patientendaten?

Automationen für Marketing und Recruiting laufen ohne Gesundheitsdaten. Wo Terminsysteme beteiligt sind, bleiben Daten in Systemen mit AV-Vertrag; wir dokumentieren jeden Datenfluss.

Was passiert, wenn eine Automation ausfällt?

Monitoring mit Alarm, definierter manueller Fallback, Fehlerprotokoll. Nichts läuft „still“ ins Leere.

Verwandte Module