OPERATIONS · Prozesse. Organisation. Effizienz.

Zwischen zwei Behandlungen verliert die Praxis ihr Geld.

Nicht am Stuhl, sondern dazwischen: Rückrufe, Zettel, Excel-Listen, Erinnerungen, Suchen, doppelte Eingaben, ein Server, dessen Backup niemand getestet hat. Operations bei uns heißt: Prozesse messen, wo sie Zeit fressen, verschlanken, automatisieren, absichern – und das Ganze mit Kennzahlen steuern, die dein Steuerberater versteht.

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Kommt dir das bekannt vor?

Wo Operations in Praxen gerade verloren geht

Was wir nicht messen können, optimieren wir nicht.

Das Telefon klingelt durch, während die Empfangskraft Rezepte prüft.
Terminausfälle werden hingenommen statt gemessen.
Jeder Monat beginnt damit, Zahlen aus fünf Systemen zusammenzukopieren.
IT ist gewachsen, nicht geplant – und niemand kennt den Netzwerkplan.
Das Backup läuft. Ob der Restore läuft, weiß keiner.

Was wir tun

Beraten. Bauen. Messen.

Prozess-Inventur

Welche Vorgänge wiederholen sich, wie oft, wie lange, wer macht sie. Ergebnis: eine Liste mit Stunden je Woche – priorisiert nach Wirkung.

Lean & Automation

Verschlanken, was unnötig ist. Automatisieren, was sich wiederholt: Anfragen, Bestätigungen, Erinnerungen, Bewertungen, Reporting, Dokumente – mit Mensch im Loop.

Praxis-IT & Sicherheit

Netzwerk, Server/Cloud, Backup mit getestetem Restore, Rechte, Notfallkonzept, IT-Sicherheitsrichtlinie – geplant, dokumentiert, im Eigentum der Praxis. Keine Hardware-Marge.

KPI-Steuerung

Praxis-Cockpit mit Erreichbarkeit, No-Show-Rate, Stunden je Prozess, Uptime, Restore-Zeit – und ein Quartals-Review, der mit Zahlen beginnt.

Was wir messen

Kennzahlen für OPERATIONS

Stunden je Woche eingespart

Gemessen je Prozess, vorher/nachher.

Telefon-Erreichbarkeit

Angenommene vs. verlorene Anrufe, Wartezeit.

No-Show-Rate

Vor und nach Erinnerungs-Automation.

Reaktionszeit auf Anfragen

Von Tagen auf Minuten.

Uptime & Restore-Zeit

Verfügbarkeit der Systeme; Wiederherstellung im Test gemessen.

IT-Kosten je Arbeitsplatz

Gesamtkosten transparent.

Belegte Zahlen

Warum das zählt

41 %

der Praxen erleben mindestens wöchentlich Störungen der Telematikinfrastruktur

Quelle [1]

1,02 Mio. $

durchschnittliche Wiederherstellungskosten nach Ransomware im Gesundheitswesen; nur 58 % waren binnen einer Woche wieder arbeitsfähig

Quelle [2] · internationale Daten

96 %

der Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden waren von Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage betroffen; jedes vierte von Ransomware

Quelle [3]

[1] KBV, PraxisBarometer Digitalisierung 2025 – Quelle
[2] Sophos, The State of Ransomware in Healthcare 2025 (internationale Daten) – Quelle
[3] Bitkom/BfV, Wirtschaftsschutz 2026 – Quelle

Bausteine

Die Module hinter OPERATIONS

Jedes Modul einzeln buchbar, mit öffentlichem Richtwert, monatlich kündbar – und so gebaut, dass es mit den anderen zusammenarbeitet.

Intelligenz

Automation

KPI: Stunden je Woche eingespart

Fundament

Practice IT

KPI: System-Uptime

Fundament

Security & Datenschutz

KPI: Richtlinien-Erfüllungsgrad

Steuerung

Consulting

KPI: Vereinbarte Ziel-KPIs je Mandat

Intelligenz

Practice AI

KPI: Eingesparte Stunden je Woche

Case

Problem. Maßnahme. Ergebnis.

Case 03OperationsZahlen nach Freigabe

Fortbildungsanbieter für Zahnärzte: CRM, Kursplanung und Follow-up-Prozesse

Anbieter zahnärztlicher Fortbildungen mit mehreren Kursformaten und einem Teilnehmerstamm im hohen dreistelligen Bereich pro Jahr. Marko Friedrich ist Mitbetreiber.

Problem

Teilnehmerdaten in Listen ohne Struktur, Kursplanung manuell, Follow-ups nach Kursen unregelmäßig, Verteiler ausgeschöpft – Neubuchungen stagnierten.

Prozess

CRM-Struktur mit 16-Feld-Schema, Segmentierung nach Kursart, Region, Status
Kursplanung mit Kalenderlogik (Ferien, Kapazität) für 2027/2028
Automatisierte Follow-up-Sequenzen nach Kursen
Analyse-Dashboard für Buchungen, Segmente, Zielgruppen

Ergebnis

Ergebnis-Kennzahlen werden nach Freigabe veröffentlicht.

Buchungen je Kurs— [nach Freigabe]— [nach Freigabe]

Zeit je Kursplanung— [nach Messung]— [nach Messung]

Follow-up-Quote nach Kurs— [nach Messung]— [nach Messung]

Zeitraum: laufend · CRM-Auswertung, Buchungssystem, Zeitmessung.

FAQ

Fragen zu OPERATIONS

Ist das klassische Praxisberatung?

Nein. Klassische Beratung liefert Analysen und Empfehlungen. Wir bauen die Prozesse, Automationen und IT-Strukturen mit – und messen, was sie bringen.

Ersetzt ihr unser IT-Systemhaus?

Nicht zwingend. Wir sind Architekt und Bauleiter; Techniker vor Ort können bleiben – nach unserer Spezifikation. Wir verdienen nicht an Hardware.

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